apple-touch-icon-144-precomposed

פיתוח מיזמים אינטרנטיים

איך מערכות מידע גורמות לחברה להצליח?

מניסיון של מספר שנים של ניהול מערכות מידע , אוכל לספר על מספר נקודות חשובות להצלחה של חברה בעזרת בניית מערכת מידע בצורה נכונה .

בעזרת מערכת מידע ממוקדת ומערכת דוחות דינאמיים, מצליחה חברה לעלות למקומות המובילים ברמת התפעול. מערכת אשר מאפשרת לקבל מידע ממוקד ומקיף על הלקוח בזמנים קצרים, מאפשרת למקד את פעילות העסקית סביב השאלות הרלוונטיות ללקוח הספציפי. המערכת מאפשרת לתת אישור מיידי ללקוח על מצבו. לעקוב אחר פעילותו בחברה. להציע לו תוכניות אטרקטיביות ורלוונטיות עבורו. הלקוח מקבל תחושה של מקצועיות ורלוונטיות עבורו. כך ניתן לנהל מאגר מידע של עשרות אלפי לקוחות מבלי לאבד את תחושת היחס האישי. בעזרת מערכת מידע ממוקדת ומקיפה ניתן להפוך לקוחות מזדמנים ללקוחות קבועים ובכך להגדיל משמעותית את רווחי החברה. בעזרת דוחות דינאמיים ניתן למקד את חיפושי האוכלוסייה הרלוונטית למבצעי מכירה חדשים.

מיקוד המידע מאפשר לתת טיפול ממוקד ומדוייק בתהליכים פנימיים עם מזעור של שגיאות ואי דיוקים הנובעים מניהול משאבים מרובים. כאשר חברה מתנהלת מול מספר רב של ספקים חיצוניים ומחוייבת דיווח לגורמים רבים, מיקוד המידע ויכולת גמישות הדוחות הופכים לגורם מכריע להצלחת החברה. בעזרת מערכת מידע המאפשרת דינאמיות בנושא הדיווח והעברת מידע למקורות פנים וחוץ, ניתן לצמצם משמעותית עבודה סביב ריכוז והכנת מידע נחוץ ולעלות את רמת הדיוק. בין אם מדובר בדוחות הנהלה, שמשפיעות על אסטרטגיה לטווח קצר וארוך, ובין אם מדובר על התנהלות נכונה מול גורמי חוץ, כמו ספקים, משווקים, לקוחות וביקורת. חשיבות מערכת מידע המרכזת את כל הנתונים הניהוליים והכספיים הופכת משימות דיווח לקלות , מהירות ונוחות.

מיקוד מידע במערכת מרכזית אחת, מאפשר לעסק מספר יתרונות משמעותיים. החברה יכולה לפתח ממשקי ניהול במקום אחד ובכך לחסוך את זמני המעבר בין המערכות השונות. כך חברה יכולה לקבל דיווח אחיד ממקור מידע מרכזי. החברה יכולה לעשות אוטומטיזציה של תהליכי הדיווח וטיפול בתפעול מול המערכות השונות. כך ניתן לחסוך את זמני ההטמאה והלימוד של משאבי אנוש. בנוסף אם כל המידע מרוכז במקום אחד, נוצר בסיס מידע אחיד לפיתוח תהליכים תפעוליים מורכבים. למשל ניתן לפתח מערכת גבייה, ניהול מלאי, ניהול דואר נכנס ועוד תהליכים רבים אחרים בהתבסס על בסיס נתונים שנוצר. כך שאם הנכם שוקלים אם כדאי להשקיע במרכוז מערכות מידע בממשק אחיד, הנני רואה בכך יתרונות רבים ומשמעותיים מאוד להתנהלות מוצלחת.

אוטומטיזציה של תהליכים עשויה לא רק להפוך את העבודה לקלה יותר, אלא גם משפיעה על רמת הדיוק והיעילות של עבודה שוטפת. אמנם השקעה בפיתוח היא השקעה יקרה, אך היא משתלמת מאוד לטווח ארוך, מכוון שעוזרת לחסוך משאבים רבים. כל התהליכים הידניים, למעט מקרים חריגים מאוד, ניתן להפוך לאוטומטיים ומדוייקים. מנסיוני אוטומטיזציה של נושא הגבייה חסכה משאבים רבים, מכמה הבטים: דיוק המידע, כמות העבודה הידנית, התנהלות מול מספר ממשקים, מספר טעויות, מהירות הטיפול, שעות עבודה רבות. מדובר בעבודות שלא קלות לעשייה וחזרה על פעולות שגרתיות שקל לטעות בהן. בייחוד אם מדובר על תהליך שכולל זרימת מידע בין מספר גורמים שונים.

נושא הביקורות השנתיות הפך להיות רלוונטי מאוד בייחוד לחברות פיננסיות השנה. מטרת הביקורות הרבות הינה לבדוק את נכונות המידע המדווח והתנהלות נכונה מבחינת נוחות הלקוח. מערכות מידע מאפשרות לעבור את נושאי הביקורת בקלות. מערכות מידע מאפשרות למנוע מצב של אי עמידה בדרישות הביקורת מראש. המערכת חוסמת אפשרות של התנהלות לקויה מול הלקוח. רמות אבטחה, סינון מידע, חסימות אוטומטיות, אלו הם סודות ההצלחה של העסק מול הביקורות השנתיות. בניית מערכת אשר מראש צופה לדוחות שיידרשו לעמידה בביקורת, הופכות את נושא הביקורת מתהליך קשה ומייגע בסוף שנה להוצאת דוח שגרתי.

תחום מערכות מידע עשוי לנטרל סיכונים רבים. מרכוז מערכת מידע וכל התנהלות הפנימית במקום אחד, מאפשר תחלופה מהירה של משאבי אנוש, מבלי לרדת ברמת השירות והדיוק מול הגורמים החיצוניים. נושא התחלופה והגדילה המהירה הינו רלוונטי לכל חברה עם מעל לעשרות עובדים. על כן אחד המרכיבים החשובים של ההצחה הינו מרכוז ובנייה נכונה של מערכת מידע פנימי.

לסיכום ניתן לומר שתחום מערכות מידע הינו אחד הגורמים המרכזיים להצלחה והתפתחות החברה. מערכת מידע שבנויה בצורה נכונה מאפשרת לחסוך עלויות רבות. לתת שירות ברמה גבוהה ללא משאבים מרובים. לאפשר טיפול מהיר וברמה גבוה בתהליכים הפנימיים. סיפוק מידע מדוייק ורלוונטי לגורמי חוץ. מאפשרת טיפול יעיל בנושא התחלופה והתפתחות החברה. ועוד הרבה אספקטים נוספים וחשובים לא פחות.

אם מצאתם את הכתבה כיעילה לכם, אני מזמינה אתכם להמשיך לקרוא בבלוג. שאני הולכת לשתף סודות רבים החשובים לניהול מערכות מידע. ייתכן ונושאים אלו יעזרו לכם בהמשך.

 

בכבוד והערכה רבים!

BusyPlace

לפגישת ייעוץ, ללא עלות וללא התחייבות

התקשר עכשיו
058-4481366

מעוניין לקבל עדכונים מעניינים
 כן

אנו כאן בשבילכם, אל תחכו צרו קשר כבר עכשיו: 058-4481366